ERP zůstává jádrem. Procesy kolem něj obstará Xeelo.
Procesy kolem účetních transakcí často vyžadují složité workflow, formuláře na míru, řešení výjimek a integrace na další klíčové systémy. Pokud to všechno stavíte přímo v ERP, roste množství zakázkového kódu a systém se hůř podporuje i udržuje.
Uživatelská workflow, schvalování, sběr dat, komunikace s dodavateli, práce s dokumenty a často se měnící byznys procesy jsou při implementaci uvnitř ERP zbytečně složité a drahé. Xeelo kolem ERP vytváří flexibilní procesní a interakční vrstvu: ERP se dál soustředí na to, co umí nejlépe, a zůstává transakčním systémem záznamu, zatímco Xeelo obstará zbytek.
Proč přidat Xeelo k vašemu ERP?
Order-to-Cash: zdaleka nejde jen o vystavení faktury
Než je objednávka připravená pro ERP, uživatelé často musí nakonfigurovat produkty a služby, spočítat ceny, sesbírat údaje o zákazníkovi, uplatnit byznys pravidla, získat schválení, vygenerovat nabídku, připravit smlouvu nebo zajistit elektronický podpis. Tyto procesy bývají velmi specifické — a neustále se mění. Implementovat každou variantu, výjimku a změnu v ERP dělá řešení složitým, drahým a těžko udržovatelným.
Xeelo řídí celý obchodní proces ještě předtím, než do ERP dorazí validovaná transakce:
Pracovník Scanie zadá VIN, ověří zákazníka a určí klíčové parametry servisu. Xeelo automaticky spočítá a ověří desítky souvisejících parametrů i telemetrii zákazníka, takže každá nabídka je jedinečná, personalizovaná a v mezích stanovených pravidel. Plně standardizovaná servisní smlouva se vygeneruje automaticky a podepíše elektronicky — bez individuálních právních revizí a s výrazně rychlejším prodejem. Po podpisu Xeelo smlouvu automaticky aktivuje v navazujících platformách a ve všech evropských servisech Scania.
Mountfield v Xeelu řídí celý prodej bazénů, jejich instalace a souvisejícího vybavení. Po zadání základního rozměru Xeelo spočítá potřebný materiál, ověří dostupnost na skladě a naplánuje dopravu a montážní čety na požadovaný termín. Následně vygeneruje podrobnou smlouvu a zálohovou fakturu, které zákazník podepíše a zaplatí ještě před odchodem ze schůzky — projektové řízení, servis v terénu, plánování dílů, smlouvy i fakturace v jednom přívětivém procesu, který by se do klasického ERP vměstnával jen těžko.
Procure-to-Pay: nikdy nezačíná uvnitř ERP
Nákupní proces začíná nákupní žádankou v Xeelu. Xeelo uživatele provede procesem, sesbírá potřebné informace a dokumenty, uplatní byznys pravidla a řídí schvalování. Teprve když je žádanka kompletní a schválená, přenese se příslušná transakce do ERP jako budoucí platba.
Xeelo následně obstará vytvoření nákupní objednávky, kontrolu rozpočtu, akceptaci dodávky zboží či služby, příjem faktury, OCR a párování — účetní zápis pak odchází do ERP. Pokud chcete, lze ERP aktualizovat dalšími daty už v dřívějších fázích, což pomáhá s plánováním cash flow v průběhu celého nákupu.
SIKO, přední dodavatel kuchyní a koupelen, si Xeelo vybralo pro řízení nákupu, protože požadavky byly natolik složité, že jejich implementace přímo v SAP by buď nebyla proveditelná, nebo by si vyžádala nepřijatelné náklady a úsilí. SAP dál řídí objednávky zboží k dalšímu prodeji, nepřímý nákup ale běží v Xeelu: uživatelé zakládají nákupní žádanky v mnohem intuitivnějším prostředí, které hned na začátku zachytí vše potřebné pro schválení i pozdější zpracování a zaúčtování dodavatelských faktur. Došlé faktury Xeelo vytěží pomocí AI a spáruje s objednávkou; shodná data předá do SAP, ostatní vrátí k dalšímu ověření. Implementace trvala jen několik měsíců a stála zlomek toho, co by stejné procesy stály v SAP.
Eurowag, jeden z předních inovátorů služeb pro silniční dopravce, provozuje i vlastní síť čerpacích stanic. S Xeelem digitalizoval a ve velké míře automatizoval kritický proces nákupu paliv pro tyto stanice. Místo práce v několika systémech mají uživatelé vše potřebné na jednom místě — od historie prodejů a trendů spotřeby přes aktuální ceny dodavatelů až po stav zásob v jednotlivých nádržích v reálném čase. Finální objednávky se přenášejí do SAP a současně odcházejí dodavatelům v jejich požadovaném formátu — jako PDF dokumenty, nebo přímo do dodavatelských portálů ve formátu XML, JSON či TXT.